En Costa Rica, todas las sociedades y estructuras jurídicas tienen la obligación de reportar quiénes son sus socios y beneficiarios finales. Esta medida busca reforzar la transparencia empresarial y prevenir actividades ilícitas. Sin embargo, el proceso puede ser complejo y conlleva riesgos de sanciones si no se realiza correctamente.
Desde ASYSTEC, acompañamos a nuestros clientes con soluciones tecnológicas y asesoría especializada para que cumplan de forma segura y eficiente con esta obligación. Aquí le explicamos los puntos clave.
I. ¿Por qué es obligatorio este registro?
La Ley N° 9416 para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, vigente desde diciembre de 2016, exige a todas las personas jurídicas en Costa Rica declarar sus beneficiarios finales. Esto se complementa con el Reglamento N° 41040-H y la resolución conjunta publicada en abril de 2019.
El objetivo es evitar el uso de sociedades para ocultar actividades ilícitas, garantizando que las autoridades puedan identificar a las personas físicas que realmente controlan una sociedad.
ll. ¿Quiénes deben declarar?
Deben cumplir con esta obligación todas las entidades con domicilio en Costa Rica, entre ellas:
✅ Sociedades Anónimas
✅ Sociedades de Responsabilidad Limitada
✅ Sucursales de sociedades extranjeras
✅ Fideicomisos
✅ Sociedades civiles
✅ Organizaciones sin fines de lucro
✅ Administradores de recursos de terceros
y otras estructuras jurídicas.
III. ¿Qué información debe reportarse?
Se debe reportar la estructura de propiedad completa, identificando a las personas físicas que posean al menos un 15 % del capital social o que ejerzan un control significativo.
Los aspectos clave que se reportan son:
- Participaciones dentro del capital social
- Derechos de voto mayoritarios
- Derechos a nombrar o cesar órganos de administración
- Participaciones indirectas a través de otras sociedades
En caso de que existan estructuras complejas, es obligatorio declarar la cadena de propiedad hasta llegar a los beneficiarios finales.
IV. Tipos de declaración
1- Declaración Ordinaria
- Anual, entre el 1° y el 30 de abril.
- Para nuevas sociedades: dentro de los 20 días hábiles posteriores a su constitución.
2- Declaración Extraordinaria
- Cuando algún socio alcanza o supera el 15 % de participación.
- Debe presentarse en un plazo de 15 días hábiles.
V. Sanciones por incumplimiento
No cumplir con el Registro de Transparencia puede generar consecuencias graves:
⚠️ Multa del 2 % sobre los ingresos brutos anuales de la sociedad (mínimo 3 y máximo 100 salarios base).
⚠️ Bloqueo registral: el Registro Nacional no emitirá certificaciones ni inscribirá documentos para la sociedad.
⚠️ Los notarios públicos deberán declarar que la sociedad está en incumplimiento, lo cual afecta su reputación y operaciones.
VI. ¿Cómo se realiza el trámite?
El trámite se hace 100 % en línea, a través de Central Directo del Banco Central de Costa Rica. Es indispensable contar con Firma Digital.
La declaración debe ser presentada por:
- Presidente (S.A.)
- Gerente o Subgerente (S.R.L.)
- Administrador (otras estructuras)
También se puede autorizar a un apoderado o notario con facultades especiales para hacerlo.
VII. ¿Cómo puede ayudarle ASYSTEC?
👉 En ASYSTEC, comprendemos la complejidad y los riesgos de este proceso. Por ello ofrecemos:
✅ Asesoría especializada en el Registro de Socios y Accionistas
✅ Automatización y control de procesos mediante nuestras soluciones tecnológicas
✅ Acompañamiento legal y técnico, asegurando cumplimiento oportuno y correcto
✅ Actualización constante sobre cambios normativos
No se exponga a multas ni bloqueos que afecten su operación. Si su empresa necesita apoyo, en ASYSTEC estamos listos para ayudarle a cumplir con esta obligación de forma segura y eficiente.
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