Desde el 4 de junio de 2025, todas las sociedades mercantiles en Costa Rica deben registrar un correo electrónico oficial ante el Registro Nacional. Esta obligación nace de la Ley 10.597, cuyo objetivo es sustituir al agente residente y facilitar las notificaciones judiciales y administrativas por medios electrónicos.
I. 📜 ¿Qué establece la Ley 10.597?
Publicada en diciembre de 2024, esta ley obliga a todas las personas jurídicas (S.A., S.R.L., EIRL, fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc.) a registrar un correo electrónico oficial como domicilio digital, donde se recibirán notificaciones que se considerarán legalmente entregadas con solo ser enviadas.
- Esta medida representa un cambio importante en la forma en que las empresas interactúan con el sistema legal costarricense, eliminando intermediarios y modernizando la notificación de actos administrativos o judiciales.
ll. 🏛 ¿Dónde se realiza el registro?
El trámite debe realizarse ante el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional. No corresponde a Hacienda, ni a ninguna otra institución.
III. ✅ Requisitos para registrar el correo
- Correo electrónico válido y operativo.
- Comparecencia del representante legal o apoderado general con poder suficiente.
- Escritura pública notarial, con:
- Nombre y cédula jurídica de la sociedad.
- Correo electrónico designado.
- Firma del notario y del compareciente.
- Cédula o documento de identidad del firmante.
- Certificación de personería jurídica vigente.
Este trámite está exento de timbres e impuestos, siempre que no se incluyan otros actos en la misma escritura. Solo se deben pagar los honorarios del notario público
IV. 🧾 ¿Cómo se presenta el trámite?
Hay dos modalidades:
- Digital: A través de TrámiteYa o la Ventanilla Digital del Registro Nacional, con firma digital del notario.
- Presencial: Con entrega física del testimonio notarial en papel en las ventanillas del Registro.
V. 📆 Plazos importantes
- Desde el 4 de junio de 2025, las nuevas sociedades deben incluir el correo en su escritura constitutiva.
- Las sociedades ya existentes tienen hasta el 4 de junio de 2026 para cumplir con esta obligación.
No es necesario esperar al plazo límite. Se recomienda registrar el correo lo antes posible para evitar contratiempos legales o registrales
VI. ⚠️ ¿Qué pasa si no cumplo?
Las consecuencias son graves:
- No recibir notificaciones oficiales: Se considerarán entregadas igualmente, aunque no se hayan leído.
- Bloqueo registral: No se podrá inscribir ningún cambio o trámite en el Registro Nacional hasta cumplir con la obligación.
- Riesgos legales: La sociedad puede quedar en indefensión si no responde a tiempo una notificación no recibida.
VII. 🧠 Recomendaciones de ASYSTEC
- Usa un correo exclusivo y monitoreado diariamente.
- No esperes al último día: evita filas y errores de última hora.
- Asegúrate de que tu correo registrado sea el correcto y esté actualizado.
- Si cambias de correo, deberás repetir el trámite ante notario.
VIII. 👨💼 ¿Cómo te ayuda ASYSTEC?
En ASYSTEC, acompañamos a nuestros clientes en todo el proceso:
- Asesoría legal y técnica para la gestión del trámite.
- Revisión de requisitos y documentación.
- Acompañamiento hasta la inscripción exitosa en el Registro Nacional.
✅ Conclusión
El registro del correo electrónico oficial no es un simple trámite administrativo: es un paso fundamental para asegurar la vigencia legal, la capacidad operativa y la protección jurídica de tu empresa.
En ASYSTEC, estamos comprometidos con la transformación digital y la seguridad legal de nuestros clientes. Si aún no has realizado este proceso, contáctanos y con gusto te ayudaremos a cumplir con esta obligación de forma simple, segura y a tiempo.
